Integration

Utvecklingen på både hårdvara och mjukvara under de senaste åren har gjort att det har blivit enklare och billigare att integrera system och applikationer med varandra. Det har också börjat utkristallisera sig några olika standarder som används vilket gör att man till stor del slipper den ”vilda västern” som varit tidigare där i princip alla leverantörer/kunder har sin egen specifikation på elektroniska dokument.

Det finns fortfarande många olika varianter av elektroniska dokument. I Sverige har staten beslutat att alla statliga myndigheter ska hantera fakturor elektroniskt från och med 1:a juli 2008, och där rekommenderar ESV (Ekonomistyrningsverket) att den framtagna Svefaktura används som är en XML baserad standard. Senare kommer en standard som även ska hantera order. Finska Bankföreningen har tagit fram Finvoice som även används i Sverige. Den är baserad på ebXML, en internationell standard. Offentlig sektor i Danmark använder en standard OIOXML sedan 2005 och Norge använder E2B i handel mellan företag.

EDIFACT används också i stor utsträckning på många företag, den finns även i olika tillämpningar som SFTI och EANCOM som används i exempelvis livsmedelsbranschen och kontorsvarubranschen.

Odette är en annan tillämpning av Edifact som används i fordonsbranschen.

Det låter som om det fortfarande finns många olika varianter, och det stämmer till viss del, men numera har branscher sina egna standarder vilket gör att dom är anpassade för just den verksamheten. Till samtliga finns också tydliga och klara instruktioner om hur meddelanden ska utformas.

Många affärssystem och ekonomiapplikationer kan idag hantera någon form av kommunikation för extern hantering vilket gör det lättare att koppla en integrationslösning till systemet. Det gör att exempelvis en order kan skickas ut för att sedan omvandlas till mottagande leverantörs format. Leverantören kan sedan skicka en elektronisk faktura som omvandlas för att importeras till affärssystemet.

Förutom den direkta besparingen av porto, papper och manuell hantering kapas ledtider väsentligt. Till detta kan man trösta sig med att man gör miljön en stor tjänst genom att undvika användning av papper och transporter.

Används redan en extern partner för att producera elektroniska fakturor kan den fasta abbonemangskostnaden och den rörliga delen som ofta tas ut helt elimineras. Om man använder ett integrationssystem inom företaget kan man dessutom utnyttja det för interna ändamål. Exempelvis att skapa intern kommunikation med andra system inom verksamheten exempelvis  statistik/lagerhantering etc.

Följande frågor bör ställas

• Hur många fakturor/order hanteras idag och vad är kostnaden för den hanteringen?
• Hur många affärspartners förekommer, hur många av dessa kan hantera elektroniska dokument?
• Hur sker hanteringen idag?
• Finns interna flöden som kan automatiseras?

Våra konsulter har lång erfarenhet av integrationer och kan utvärdera ert företags behov.